La pandemia de coronavirus cambió la forma de comunicación de las empresas. De ahí que el mundo digital se instaló. Ya que ofrece multitud de opciones tecnológicas para integrar a las audiencias.
A continuación, los cinco pasos para trasladar los eventos a plataformas digitales sin dejar de promover el conocimiento abierto, la colaboración y el distanciamiento solidario.
1) Adaptar las metodologías a los públicos. Si bien esta recomendación aplica también para eventos presenciales, las metodologías de comunicación y enseñanza que son efectivas en persona no necesariamente lo serán en formatos virtuales. Por eso, es importante trabajar en conjunto con los facilitadores, presentadores y el resto del equipo del evento para definir objetivos y planear el programa con tiempo. Este nivel de planificación posibilitará el diseño de una experiencia virtual detallada e interactiva, con contenidos pertinentes y que capture la atención.
2) Identificar la plataforma que mejor se adapte a los objetivos. Aunque herramientas como Skype, Microsoft Teams o Webex funcionan para replicar reuniones o seminarios sencillos, eventos más complejos e innovadores requerirán de otras integraciones. La plataforma Zoom, además de ofrecer mensajería instantánea, registro y monitoreo de los participantes, permite tener videollamadas en salas virtuales, muy conveniente para llevar a cabo talleres informativos y participativos, entrenamientos y, con su modalidad de sesiones paralelas de trabajo, actividades en que se requiera dividir a los participantes en grupos. Por otro lado, plataformas educativas como Moodle, con un enfoque open–source de e-learning pueden adaptarse para integrar recursos visuales y sonoros que beneficien el cumplimiento de las metas de aprendizaje.
3) Promocionar el evento con herramientas de comunicación digital. Para dar a conocer el evento virtual, se debe volver al paso uno y considerar los públicos meta, pero también los canales pertinentes para hablarles, el formato en que reciben más efectivamente la información, los mensajes clave y los indicadores de resultados. Herramientas como MailChimp y Hubspot ofrecen algunas lecciones gratuitas para atraer a los públicos mediante diversos tipos de campañas de mercadeo digital. La mejor forma de invitar a los públicos internos de una organización a participar es mediante los instrumentos digitales disponibles para el personal, especialmente si se encuentran en contexto de teletrabajo.
4) Comunicar las reglas del juego. Una vez que los participantes confirmaron su presencia, hay que asegurarse de proporcionarles instrucciones claras sobre la plataforma en la que se llevará a cabo el evento. Es importante recordar incluir claves de ingreso, contactos de apoyo y otros requerimientos técnicos para una fluida experiencia de usuario. Asimismo, elegir un repositorio de información donde se encuentre todo lo que necesitan conocer sobre el evento con anticipación. Idealmente, este será un sitio web organizacional (compatible con dispositivos móviles) donde colocar la agenda del programa, presentadores y otros materiales o contenidos de importancia. Si el presupuesto es limitado, se puede explorar generadores de páginas web de bajo costo como Wix, WordPress, SquareSpace o Weebly. Otra buena idea es establecer reglas de comportamiento online. Al ser una práctica relativamente nueva, no está de más informar a los participantes cómo se espera que actúen durante un evento virtual. El uso de celulares, las formas de «levantar la mano» y el vocabulario son algunos aspectos a tener en cuenta.
5) Recordar dar seguimiento a los participantes. Para medir el cumplimiento de los objetivos, hay que asegurarse de recopilar la lista de participantes que se conectaron al evento y hacerles llegar una breve encuesta donde se evalúe su percepción del esfuerzo. SurveyMonkey, por ejemplo, resulta una herramienta práctica para la recolección de datos y su posterior análisis. A su vez, agradecer por participar poniendo a su disposición los materiales de apoyo utilizados, grabaciones de video o audio y cualquier otra información útil, preferiblemente no más de 48 horas después de que el evento finalizó. El éxito de un evento no solo está en su ejecución, sino también en el seguimiento que se brinda posteriormente y la continuidad de los resultados. Gran parte del retorno de inversión intangible del esfuerzo está en que los participantes se conviertan en futuros embajadores de los objetivos y en aliados que motiven a crear nuevas iniciativas virtuales.
